Con i documenti in digitale in studio il lavoro è più semplice

La dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti è da anni uno dei temi caldi sia nella Pubblica amministrazione che nel privato, per favorire lo snellimento della burocrazia e una migliore gestione delle informazioni. «Oggi il quadro normativo in materia di conservazione digitale dei documenti fiscali è completo e definito con chiarezza», spiega Giorgio Confente, avvocato tributario di Milano, che svolge tra l’altro attività di consulenza e di formazione professionale, a professionisti e imprese, relativamente ai processi di conservazione digitale dei documenti. La norma di riferimento è il decreto del ministero dell’Economia del 23 gennaio 2004.
Per risolvere i dubbi interpretativi sono state fondamentali le circolari e risoluzioni emanate dall’Agenzia delle entrate. Tra queste la circolare 36/E del 2006, che ha trattato in modo organico la materia, e la risoluzione 158/E del 2009 «che rende possibile la conservazione digitale di un documento cartaceo, senza la necessità di scansionarlo, se è disponibile il file che ne riproduce fedelmente il contenuto con la possibilità di recuperare facilmente i documenti relativi ad anni pregressi», continua Confente. «Con la modifica dell’articolo 2215 bis – aggiunge – sono state semplificate le operazioni di tenuta informatica delle scritture contabili. La principale semplificazione introdotta riguarda la riduzione della frequenza con cui i registri contabili devono essere resi immodificabili con l’apposizione della marca temporale e firma digitale. Secondo la nuova normativa i registri contabili dovranno essere cristallizzati almeno una volta all’anno, e non più trimestralmente». Questo consente di equiparare i termini della conservazione digitale a quella cartacea, per la quale l’attuale normativa richiede la stampa annuale entro tre mesi dalla data di presentazione delle dichiarazioni annuali, ossia entro il 31 dicembre dell’anno successivo a quello di riferimento.
La conservazione sostitutiva delle scritture contabili porta degli enormi vantaggi allo studio professionale in termini di «riduzione di mezzi, tempi e risorse umane impiegate nella stampa dei documenti fiscali dei clienti – spiega Confente -; inoltre, il documento informatico digitale, se ci si affida a partner tecnologici seri e affidabili, offre maggiori garanzie di sicurezza rispetto a quello cartaceo, considerata la facilità con la quale è possibile fare copie di back-up, conservabili su diversi supporti e anche in differenti luoghi fisici. I documenti in digitale sono anche più facili da reperire in caso di verifiche, assicura maggiore credibilità del dato documentale, minore invasività dei controlli e risparmi economici per l’esibizione su file, sostitutiva rispetto alla stampa. In futuro, poi, sarà possibile esibire “in via telematica” la documentazione richiesta senza muoversi dallo studio».

http://www.ilgiornale.it/rapporti/con_documenti_digitale_studio_lavoro_e_piu_semplice/29-08-2011/articolo-id=542515-page=0-comments=1

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