Costo della gestione documentale tradizionale

Digital 2B s.n.c. - Gestione documentale - Digitalizzazione documenti - Radio Streaming - Informatica a Marsala e Palermo in SiciliaUn recente studio sul ‘Documento Digitale‘ realizzato da NetConsulting per conto di InfoCamere ha evidenziato i costi in generale, spesso nascosti, di una gestione documentale ‘tradizionale’.

Ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all’anno.

In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte generando un costo di 18 euro per documento.

Per quanto riguarda l’archiviazione dei documenti, generalmente un documento su 20 viene perduto.

Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 120 euro.

Il costo annuo dello spazio fisico occupato da un archivio fisico, considerando che ogni metro quadro contiene circa 15 mila fogli è di circa 100 euro/mq.

Digital 2B s.n.c. - Gestione documentale - Digitalizzazione documenti - Radio Streaming - Informatica a Marsala e Palermo in SiciliaDi seguito viene indicato un esempio di calcolo derivato dalla conservazione tradizionale, quindi basata su carta, di un certo numero di documenti.

  • Costo dovuto all’acquisto di scaffali, cartelle, faldoni, scatole = circa 0,03 euro/foglio.
  • Costo del tempo di archiviazione, considerando che si impiegano circa 2 minuti e uno stipendio medio di 1200 euro = circa 0,55 euro/documento.
  • Costo per ricerca dei documenti, considerando che si impiegano circa 5 minuti su uno stipendio medio di 1200 euro = circa 1,35 euro/documento.
  • Costo fotocopia = 0,025 euro/foglio.

Per un totale di 1,955 euro/foglio.

Digital 2B s.n.c. - Gestione documentale - Digitalizzazione documenti - Radio Streaming - Informatica a Marsala e Palermo in Sicilia

Quest’ultimo costo se applicato ad un azienda piccola, che contiene ad esempio circa 1.000 documenti (tra fatture, documenti di trasporto, ordini, etc…), e considerando che ogni documento mediamente ha circa 2 fogli, diventa:

COSTO TOTALE ANNUO SOTTOSTIMATO : 3.910 euro

Se invece si considera una media azienda, con 10.000 documenti, allora si ha:

COSTO TOTALE ANNUO SOTTOSTIMATO = 39.100 euro


Fonte ANORC