Gestione Documentale

Content management

Un content management system, in acronimo CMS, letteralmente “sistema di gestione dei contenuti”, è uno strumento software installato su un server web studiato per facilitare la gestione dei contenuti di siti web, svincolando l’amministratore da conoscenze tecniche di programmazione Web.

Esistono CMS specializzati, cioè appositamente progettati per un tipo preciso di contenuti (un’enciclopedia on-line, un blog, un forum, ecc.) e CMS generici, che tendono ad essere più flessibili per consentire la pubblicazione di diversi tipi di contenuti.

Tecnicamente un CMS è un’applicazione lato server che si appoggia su un database preesistente per lo stoccaggio dei contenuti e suddivisa in due parti: la sezione di amministrazione (back end), che serve ad organizzare e supervisionare la produzione dei contenuti, e la sezione applicativa (front end), che l’utente web usa per fruire dei contenuti e delle applicazioni del sito. L’amministratore del CMS gestisce dal proprio terminale, tramite un pannello di interfaccia e controllo, i contenuti da inserire o modificare e invia i dati al database del server tramite protocollo FTP.

I CMS possono essere realizzati tramite programmazione in vari linguaggi web tra cui più comunemente in ASP, PHP, .NET; il tipo di linguaggio adoperato è indifferente a livello di funzionalità. Alcuni linguaggi rendono il CMS multipiattaforma, mentre altri lo rendono usufruibile solo su piattaforme proprietarie.

Document Management

Una considerevole parte delle attività aziendali oggigiorno si traduce spesso nella produzione, movimentazione e scambio di un’enorme quantità di documenti in formato cartaceo. Per questo motivo, la gestione degli archivi – il cosiddetto document management (gestione documentale) – determina elevati sprechi di tempo, problematiche di reperibilità, perdita di documenti e soprattutto necessità di reperimento di spazi utili adeguati.

Puntare oggi sulla “dematerializzazione“, cioé sull’archiviazione ottica e sulla trasformazione e conservazione digitale dei documenti consente – oggettivamente – alle imprese un concreto recupero in termini di efficienza e un effettivo risparmio sui costi.

I motivi per cui, la Digital 2B punta molto sull’offerta al Cliente di “dematerializzazione”, sull’archiviazione documentale e la gestione digitale dei documenti sono facilmente ed oggettivamente quantificabili:

  • Risparmio di spazio
  • Risparmio di carta
  • Risparmio sui costi di archiviazione
  • Minor tempo di ricerca
  • Trasmissione documenti
  • Aumento produttività del personale
  • Minori rischi di perdita accidentale dei dati