Troppe mail in ufficio torna la chat aziendale

21 ott 2011 · News ed Eventi

Un’azienda su cinque ha installato servizi di messaggeria istantanea interna. Distrae meno ed è più rapida: “Meglio della posta elettronica”

di FABIO TONACCI

IL TELEFONO l’ha già seppellito. Le lettere cartacee, le ha incenerite. Adesso la chat aziendale punta all’obiettivo grosso: strappare alle email il ruolo di strumento più veloce, economico e diffuso per comunicare in ufficio. Impresa non facile, se si considera che nei cinque paesi più ricchi d’Europa vengono scambiate 3,6 miliardi di e-mail al giorno, 560 milioni solo in Italia. Il servizio di messaggeria istantanea interno è sicuramente più immediato e interattivo. Si va diretti al punto, non si perde tempo in convenevoli, è interazione immediata e senza filtri, come quella necessaria tra due colleghi che devono fissare una riunione, decidere un progetto o stabilire un orario. Ma alle aziende risolve anche un altro problema, più legato alla produttività. Si riducono drasticamente le distrazioni e i fraintendimenti tra i dipendenti. E per questo una su cinque in Italia ha tagliato la vecchia email installando chat interne.

In media ogni utente, quindi ogni dipendente, utilizza due caselle private, oltre a quella aziendale. Spende circa un’ora al giorno per leggere le lettere, rispondere ai messaggi, cancellare tonnellate di mail spazzatura. In ufficio si apre la posta di lavoro per controllare le comunicazioni dei colleghi e si finisce a scartabellare virtualmente tra 31 mail, che sono quelle che un utente riceve mediamente ogni giorno e alle quali quasi sempre risponde. La metà delle lettere digitali riguarda questioni di lavoro, certo. Ma il resto sono potenziali disattenzioni lavorative: da lettere

di news e informazione (34%), a quelle che trattano di viaggi (20%), l’arte (18%), lo sport e la cucina (13 %). Con la chat aziendale, il tempo perso si riduce al minimo, perché la comunicazione viene incanalata tutta lì. Non ci sono scuse per controllare le caselle di posta private o svagarsi su altri social network.

È anche per questo che il 20 per cento delle ditte italiane, secondo una ricerca di Manageritalia, ha creato reti interne di messaggeria istantanea, ad uso esclusivo dei propri lavoratori. Niente Facebook, Linkedin, Messenger e compagnia. Per i guru del web come Google Italia, Microsoft, Cisco è quasi una filosofia di vita, “chatto ergo sum”. I dipendenti possono stare sempre connessi e comunicare anche da casa, grazie agli smartphone. Google ha attivato servizi di videochat istantanea. E sono nate community interne, veri e propri social network aziendali. “Si scambiano idee, suggerimenti, ma anche foto e video – dice Enrico Pedretti, capo marketing di Manageritalia – è il modo migliore di fare “team building”, di rafforzare cioè la coesione tra i lavoratori e il legame con l’azienda. Le chat interne e le community diventano fondamentali quando due o più persone devono lavorare allo stesso progetto e si trovano in stanze diverse, se non in città diverse. Con le email spesso, su questioni complicate, si creano incomprensioni e dubbi, che si chiarificano solo mandando altre email. Insomma si perde tempo”.

E il rischio che uno scambio di lavoro via chat si trasformi in una chiacchierata da bar? “I fannulloni ci sono sempre stati – risponde Pedretti – c’erano prima delle email e delle chat e ci saranno poi. Le aziende che scelgono il servizio di messaggeria istantanea interna, per tagliare o ridurre l’uso delle caselle di posta esterne, fanno firmare delle policy ai dipendenti e quindi, come con la posta aziendale, hanno il diritto di fare dei controlli”. L’età della pensione della posta elettronica, però è ancora lontana. Nata nel 1972, è entrata a far parte delle nostre vite nella seconda metà degli anni Novanta. “Rispetto alla chat mantiene un tono più formale che spesso in azienda è ancora richiesto – osserva Alessandra Ceccarelli, vicedirettore di Federmanager – oltretutto è ancora indispensabile per mandare messaggi riservati, newsletter e file allegati”.

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